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Consejos Para una Mejor Videoconferencia

La videoconferencia es una de las mejores innovaciones que hemos podido ver durante años. Esto reduce de manera considerable los gastos en los que incurren muchas compañías así como también el tiempo que se pierde movilizándose de un lugar a otro. Esta nueva tecnología utiliza cámaras, bocinas, micrófonos, computadora así como también una buena conexión a Internet. La posesión del equipo adecuado para una videoconferencia garantiza de este modo el éxito de la misma, pero hay formas de hacer la videoconferencia mejor y mucho más eficiente. Desde que la videoconferencia es una combinación de audio y video, lo usuarios deben asegurarse de que el sistema esta correctamente instalado y bien ajustado. Una incorrecta posición de la cámara puede producir problemas y distorsiones en las imágenes, mientras que una mala conexión de los micrófonos y las bocinas puede causar que la voz no sea bien escuchada.

Los usuarios deben tratar de probar bien los equipos antes de iniciar con la videoconferencia de modo que todo este bien ajustado. Es bueno que la videoconferencia pueda tener lugar en un salón calmado con buena ventilación y que promueva a su vez la correcta armonía durante la reunión. La mayoría de las videoconferencias permiten que se conecten dos o más personas a la misma. Para evitar que dos personas comiencen a hablar de forma simultanea produciéndose un desorden, es bueno que se seleccione a alguien que pueda servir de moderador. El moderador puede lograr que la videoconferencia pueda llevarse de forma mas organizada.

Nunca presuma en la videoconferencia que las personas conocen tu voz y tu rostro, así que es propicio que usted se pueda identificar antes de conversar. Esto es particularmente útil cuando se establece videoconferencia entre dos compañías o dos ramificaciones de una compañía, en donde por lo general las personas no se conocen de manera personal. Es además recomendable, revisar el volumen del audio antes de comenzar la reunión para garantizar que no se produzca ningún ruido. No es recomendable realizar ajustes de audio durante la reunión. Siempre prueba tu micrófono para asegurar claridad y el volumen deben estar en una posición confortable. Debes tratar de controlar tus movimientos lo mas posible debido a que los movimientos son argumentados en a videoconferencia. El exceso de movimientos en tus manos y cabeza puede distorsionar la imagen que estas enviando a las personas de a otra parte.

A pesar de que estas cosas son básicas en cuanto a mantener la ética de la reunión, hay muchas personas que tienen a olvidar estas cosas. Evita vestir con muchas prendas que puedan distraer a los demás, que deben estar observando de cerca en sus monitores. Mantén a videoconferencia bien ordenada, cierra la puerta del salón y evita que personas entren y salgan de la misma para evitar distracciones. Como en todas las reuniones, evita que esta se torne aburrida así que trata de ser preciso y conciso llevando todos los materiales sobre el mismo bien preparados. Luego de una hora las personas se distraen mucho, pues trata que tu reunión sea rápida pero eficiente. Si posees un departamento técnico trata de que esas personas estén disponibles durante la videoconferencia, esto no va a evitar que surjan inconvenientes, pero si suceden serán fácilmente remediados. Chatear durante la videoconferencia puede resultar un poco complicado, pero puede resultar bien si es bien planificado.

 

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