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¿Cómo Planificar la Producción de una Videoconferencia?

La planeación de una videoconferencia requiere de tener todas las cosas bajo control para garantizar el éxito. Como todo trabajo de producción, configurar un equipo de videoconferencia puede resultar más difícil de lo que parece. Como la mayoría de las configuraciones para videoconferencias, nadie quisiera prolongarse demasiado en una videoconferencia. Mediante un buen plan vas a evitar que la conferencia exceda una o dos horas. Debes tomar en cuenta que cualquier reunión que exceda las 2 horas tornará aburrida para los participantes.

Para garantizar que una reunión de este tipo será exitosa debe haber un buen nivel de atención desde el principio hasta el ultimo minuto de la conferencia. Hay unas cuantas cosas que es bueno tomar en cuenta de manera que la videoconferencia no se torne un desastre.

Pasos para la producción de una videoconferencia:

Prepare una agenda – el primer paso es que usted pueda enumerar los puntos que se van a tratar en la reunión. La planificación debe tener todos los elementos que van a ser tratados así como la presentación de las imágenes, materiales de enseñanza o cualquier cosa que sea apropiada y fácilmente leída. El plan incluso debe presentar en que lugar van a estar sentado cada uno de los participantes.

Planifique por adelantado – poner en marcha una videoconferencia requiere de planificación y tiempo. Sino saca un tiempo para poner todas las cosas bajo control, la videoconferencia pudiese tornarse un verdadero desastre. La planificación de la videoconferencia es esencialmente vital y más si se trata con personas que están en el extranjero. Debe coordinar con el departamento de informática para verificar que todos los equipos están bajo orden.

Notifique con tiempo a los participantes – envíe un demo a cada uno de los participantes informando la hora y la fecha exacta de la videoconferencia. Informe a cada uno que asista debidamente vestidos no con ropas ni muy luminosas ni muy oscuras.

Prepare un enlace prueba – prepare una prueba antes de que se produzca la fecha de la videoconferencia para garantizar que todo está debidamente instalado. Nada es más molestoso que un problema de conexión a la hora de iniciar o en medio de la reunión. Es bueno además que uno mismo pueda familiarizarse bien con el equipo para evitar cualquier tipo de problemas. Contratar un técnico experto en videoconferencia es también una correcta decisión. Pero debes estar seguro de contar con todos los equipos necesarios para la instalación adecuada de la videoconferencia antes de la fecha programada de manera que el técnico tenga tiempo de tener todo listo. Trata de mantener todo simple y libre de complicaciones.

Prepare un cuestionario - Esto es además de mucha ayuda la preparación de un conjunto de cuestionarios o preguntas con sus respectivas respuestas antes de la videoconferencia. Es bastante importante mantener el flujo de la conversación en la medida la reunión tiene lugar.

Trata de unir a los participantes temprano – ES importante que los participantes de la videoconferencia puedan estar al menos diez o quince minutos antes de que la sesión inicie. Una vez todos los participantes estén reunidos, puedes tomar el tiempo y repartir algunos materiales y determinar en que momento comienzan. Aconseje a cada uno de los participantes de la videoconferencia a no realizar gestos que puedan distraer o movimientos con los dedos que puedan resultar molestosos. Además realiza un chequeo de último minuto para garantizar que los micrófonos y todo está bajo absoluto control. garantizar que los micrófonos y todo está bajo absoluto control.

 

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