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Soluciones Avanzadas de Videoconferencia – Soluciones Profesionales

Las videoconferencias son básicamente una combinación entre audio y video que permite que dos o más personas puedan comunicarse de manera simultánea a través de un sistema de telecomunicaciones. En vez de estar en el mismo salón, la videoconferencia te permite comunicarte con personas que están en distintos puntos o en una localidad geográfica distinta.

Los principales componentes de una videoconferencia son cámaras, micrófonos, software apropiado, equipamiento así como un ancho de banda considerable para la transmisión para enviar y recibir información entre las partes involucradas.

Las videoconferencias básicamente trabajan con un códec de computador (lo cual es la abreviación de codificar y descodificar) que transforme la información análoga que captura el micrófono (sonido) y cámara (imagen) en señales digitales. Esta información digitalizada es cortada en unidades de información que son manejables llamadas paquetes. Esos paquetes son enviados por la línea de transmisión de datos y recibidos por la otra parte cuando el mismo códec retraduce la data digital en audio análogo y señal de video.

Las videoconferencias hoy en día trabajan bajo la misma premisa, lo único que a un nivel mucho más sofisticado. Muchos de los sistemas de Internet y internet de alta velocidad facilitan bastante este tipo de sesión. El problema con esto es que a pesar del avance del acceso rápido a Internet se pueden producir mayores contratiempos en el sistema debido a que hay muchos equipos que están involucrados. Esto pudiese traer como resultado imágenes defectuosas y sonido cortado. Lo cual resulta irritante y produce mucha distracción y más cuando tu reunión dura más de una hora.

Para enfrentar este problema, los sistemas de videoconferencia de alta calidad no solo poseen una línea dedicada para transmitir audio de TV de calidad y video entre ambas partes, sino también otras formas de transmisión de información como son imágenes, sonidos y archivos de oficina. Algunos sistemas de video conferencia pueden tener incluso una pizarra digital en la que todos pueden escribir en la misma pizarra. Algunas características importantes que puedes tener en un sistema de videoconferencia avanzado es la capacidad de controlar en la conferencia quien puede escuchar tal o cual cosa, característica que es imposible en una conferencia presencial.

Por lo tanto, debido a estas características, las videoconferencias a este nivel suelen ser bastante costosas. Esta es la razón por la que existen muchas compañías dedicadas al alquiler de los equipos de videoconferencia que puedas encontrar y se ajusten a tus necesidades en la localidad donde te encuentras.

Algunas recomendaciones para conducir videoconferencias que sean exitosas

1. Tener una idea clara respecto a la agenda preparada y tener toda la ayuda visual lista.

2. Prepara la videoconferencia con el mayor tiempo de antelación posible (especialmente para llamadas al extranjero) para permitir que hay la coordinación necesaria así como las facilidades de renta de equipos y la coordinación con el departamento de tecnología.

3. Tener a los participantes de la videoconferencia en sus posiciones al menos 10 o 15 minutos antes de comenzar de manear que hay tiempo suficiente para realizar los ajustes finales. Tener que esperar a personas puede hacer agravar la situación a alguna de las partes.

4. Evitar utilizar vestimentas muy oscuras o muy claras, ya que esto puede causar un efecto de distracción en las cámaras de video.

Sea una conferencia avanzada o no, estas recomendaciones aplican para la preparación exitosa de una videoconferencia. En la sección sobre que sistema de conferencia utilizar, podrás evaluar las ventajas y desventajas del mismo. Uno no necesariamente tiene que ser mejor que el otro. Esto es solo un asunto de saber lo que necesitas y los parámetros ( presupuesto incluido) que debes tener para conseguirlo.

 

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